Por trás de uma história de sucesso numa oficina sempre vamos encontrar um equilíbrio entre o coração e a razão. Por incrível que pareça a parte emocional decorre da paixão pela mecânica e o lado racional ligado à gestão. Aquilo que fazemos com paixão é mais “fácil”, como lidar com os imensos desafios mecatrônicos dos veículos modernos do que com uma planilha de custos, administrar uma carteira de clientes, contas a pagar, receber, marketing, etc...
Muitas vezes pensamos em desistir. Jogar tudo para o alto e ir embora
Afirma Elisângela Levinski, esposa de Michael Levinski e administradora do Centro Automotivo Ponto Car, Americana - SP. Quem nunca se viu em um momento tão complicado e teve vontade de largar tudo? Mas ao mesmo tempo, deixar aquilo que ama e tanto batalhou para conquistar, é como se estivesse arrancando parte do seu “eu”. Para aqueles que acham que o pátio da oficina mecânica é a parte mais importante para alavancar o sucesso de sua oficina, se enganou!
A verdade é que a falta de foco na gestão afeta todas as áreas do negócio, podendo até fechar as portas da empresa e te forçar a largar o tão sonhado empreendimento.
Michael Levinski Keller começou na reparação por amor aos 22 anos de idade, época que estava desempregado. Um dia pediu para um amigo para que lhe ensinasse sobre as manutenções veiculares, mas como as condições não eram as melhores, este colega pagava 50 reais o dia trabalhado, valor baixo para a mão de obra, mas Michael encontrava ali sua oportunidade de trabalhar com algo que gostava. Após dois anos dedicados àquele local, um outro colega o convidou para trabalhar em uma oficina mecânica. Logo, Michael viu uma chance de crescimento e foi. Anos depois, um dos sócios da oficina perguntou se ele queria comprar sua parte, pois não estava satisfeito com a área. Michael não mediu esforços e foi atrás de realizar seu sonho. Comprou 50% da empresa.
Quem diria, o menino que um dia trabalhava numa loja de roupas virou reparador e agora dono de uma oficina mecânica.
Todos os serviços da oficina eram anotados em bilhetes de papel, ocasionando um verdadeiro caos na hora de cobrar os clientes. Os processos internos de gestão eram todos informais e sem registros sistemáticos, resultado disso: apesar de uma boa clientela e serviços bem executados a oficina/empresa quase não dava lucro e muitas vezes operava no vermelho.
Até hoje, é comum de se encontrar oficinas que não possuem processos de gestão formalizados, o que é arriscado e pode ter sérios prejuízos no futuro e o que é pior, enterrar o sonho de algum reparador tecnicamente capaz.
De sonho a pesadelo
O destino, quase selado ao fracasso do Centro Automotivo Ponto Car, começou a mudar quando Elisângela foi trabalhar na oficina com o marido, focando mais na área da gestão. A situação que ela encontrou era caótica, ela relata que teve dias que chorava e pensava em largar tudo. Ela afirma que a falta de gestão chegou a afetar não apenas o ambiente de trabalho, mas também em casa e seu casamento.
“Muitas vezes, saíamos da oficina de noite. Ficávamos resolvendo os problemas, tentando achar de onde iríamos tirar dinheiro para pagar fornecedores e o aluguel. Era uma situação que pensávamos que não íamos conseguir! Eu não entendia o motivo de estarmos naquela crise. Tínhamos serviços, mas não sobrava dinheiro. Eu ia para casa e chorava, sentava e pensava: Deus, o que vamos fazer? ”, relata Elisângela.
Quando o sócio decidiu vender sua parte, Michael e Elisângela se esforçaram, e conseguiram comprar. Agora, era só ele e a esposa buscando resolver os problemas administrativos.
Elisângela, com apoio do Michael, conseguiu dedicar tempo e energia levantando e sistematizando informações para elaboração de novas rotinas gerenciais.
Em sua busca por organização de processos gerenciais e gestão, o que descobriram foi a necessidade de adquirir um software de gestão que abrigasse e sistematizasse todas os processos, oferecendo dados e informações essencias para balizar o empreendimento. Então, optaram por contratar um software que fosse capaz de ajudar na administração de sua oficina. E assim fizeram, mas o problema não acabou por aí.
Compramos um sistema, mas era muito difícil. Tínhamos que colocar muitas coisas que nem eram relevantes. Havia itens para preencher que não faziam sentido. Era péssimo!contou Elisângela.
Uma vez que haviam entendido que para superar os desafios o assunto “administração” e a escolha de um software adequado eram tão importantes quanto a energia dedicada à parte técnica do negócio, Elisângela e Michael passaram a buscar na internet conteúdos de gestão e foi aí que tiveram contato com o especialista no assunto Fábio Moraes. Juntamente com os vídeos-aulas de Fabio de Moraes conheceram o sistema da UltraCar.
A Ultracar atua no mercado automotivo há 26 anos. Com o conhecimento e experiência adquiridos neste segmento, eles desenvolveram o programa de gestão específico para oficinas e hoje já possui mais de dois mil e quinhentos clientes neste segmento. O Ultracarweb é um sistema de gestão para oficinas mecânicas que oferece uma solução completa, englobando toda rotina do negócio. Com ele, todas as tarefas de gestão podem ser administradas de forma digital, em uma plataforma intuitiva e dinâmica.
O casal não poupou elogios ao software, mas Michael afirma que no começo não gostava muito, porque vivia no vermelho.
Hoje entende que o sistema é realista e não te engana, e sim ajuda. Michael, acrescenta: “O Sistema da UltraCar é muito fácil de mexer, pois você pode cadastrar a placa do carro, ele te avisa, através de lembretes, o que tem que fazer ou pagar. Hoje eu não consigo viver sem ele. Para nós, foi um verdadeiro divisor de águas. Me pergunto, como a gente sobreviveu sem este suporte? Se quero uma nota ou saber algo daquele carro eu tenho, é rápido e fácil.”
Após altos e baixos, muita conversa e atenção aos conteúdos sobre gestão do especialista Fabio Moraes o casal entende que a fórmula de sucesso da oficina mecânica é o equilíbrio entre gestão junto com o bom serviço, pois ambos precisam receber a mesma atenção dos proprietários. Michael afirma: “Pode entrar 500 carros no mês, mas se você não souber gerenciar, você não conseguirá manter sua oficina por muito tempo e vai quebrar com o pátio cheio. Já com todos os indicadores de gestão na palma da mão, você sente segurança e se antecipa aos eventuais problemas”.
Controle, segurança, resultado e satisfação: assim vale a pena trabalhar
No complicado ano de 2020 em função da pandemia, quando os negócios travaram em abril, Michael e Elisângela tiveram mais uma prova da importância de ter todos os controles à vista, “a queda brusca dos serviços e faturamento foi um choque, mas com todos os dados à vista foi relativamente fácil administrar as contas negociando com fornecedores e clientes em cima de dados confiáveis e alinhados cronologicamente” esclarece Elisângela.
Como o processo de gestão exige foco e melhoria contínua o suporte da empresa de software é fundamental e neste sentido consideram o apoio da UltraCar maravilhoso e já até criaram uma intimidade com os funcionários da empresa. Além disso, continuam sintonizados nas palestras e vídeos de Fábio Moraes. “Hoje temos tanto interesse na atualização técnica quando de gestão e por isso nossa busca de conhecimento é nestas duas áreas” explica Michael, o reparador apaixonado por mecânica que descobriu, com o apoio da esposa, que a realização de seu sonho dependia deste passo na direção da gestão.
Elisângela afirma: “Deus abençoe quem fez este sistema, pois juro que se não fosse ele, não saberia como íamos fazer. Ele é fácil, e eu não preciso estar na oficina para trabalhar. Esses dias, eu estava no hospital e conseguia ter acesso a todos os dados de contas a receber, pagar, faturamento, etc. de forma remota, ou seja, mesmo sem minha presença física na oficina a gestão estava 100% sob controle”.
Caros leitores, como vocês podem conferir nesta matéria não basta amar a mecânica para ser dono de uma oficina bem sucedida, se não houver a consciência de que reparar carros é uma atividade empresarial e como tal exige uma gestão profissional, seu sonho pode se transformar em pesadelo e aí não adianta culpar o destino.
A gestão, quando bem definida e executada, desempenha um papel de extrema importância , pois ela é o fator crucial de uma oficina mecânica, garantindo que os processos sejam devidamente definidos para manter a rotina bem organizada e identificar possíveis ameaças e oportunidades. Por meio dela, as diversas áreas se tornam mais otimizadas e evita desperdícios.
Caso você esteja pensando em largar tudo, inspire-se no exemplo construtivo do Michael e da Elisângela e não deixe que a falta de foco na gestão enterre o seu sonho.