As reuniões podem ser semanais, mensais ou até mesmo bimestrais, o importante é ter e registrá-las.
Para que serve uma reunião com sua equipe de trabalho? Serve para fazer um alinhamento dos procedimentos e processos internos, desde o atendimento ao Cliente, o nosso verdadeiro “patrão”, até a correta execução do diagnóstico, compra de peças, montagem, teste de rodagem, entrega técnica e pós-vendas.
Também serve para determinar metas em conjunto, aplicações de penalizações, correções de cargo e adequações de formas de trabalho que visam a uma melhoria contínua na empresa.
A reunião também serve para determinar metas atingíveis pelo time de trabalho, para motivar a equipe a ter um bom relacionamento no dia a dia da oficina para que todos sejam produtivos e atinjam o que o Cliente sempre deseja, ter suas reclamações e pedidos atingidos.
Uma reunião com o time também auxilia na determinação de necessidade de cursos e treinamentos, sempre com foco individual de acordo com a necessidade e atitude de cada colaborador. E ainda podemos fazer correções de processos e procedimentos que irão melhorar muito o dia a dia na oficina mecânica.
Algumas importantes dicas podem facilitar o andamento de uma reunião e tornar o momento de união do time mais produtivo:
1- Objetivo e metas – para não perder o foco e acima de tudo deixar os participantes preparados para os temas, é importante que o objetivo e metas sejam pré-estabelecidas.
2- Tempo da reunião – o tempo deve ser bem administrado para não se perder o foco e atrapalhar a área produtiva da oficina.
3- Pautas – com pautas pré-estabelecidas o objetivo será atingido com maior facilidade, mas o controle deve ser feito com rigor para não deixar as pautas e discutir outros assuntos.
4- Auxílios audiovisuais – utilize quadros, apresentações em tela ou projetores ou flipsharp, para apresentação de gráficos e objetivos, para que desta forma as pautas sejam acompanhadas e seguidas corretamente.
5- Ouvir e ser ouvido – o mais importante em uma reunião é a interação dos participantes, portanto ouvir opiniões e sugestões ajuda muito a empresa, muitas vezes uma opinião de um colaborador, por mais novo ou com pouca experiência que seja, pode dar uma solução que ninguém havia visto anteriormente, por exemplo.
6- Ata e assinatura – para fechar uma boa reunião, a descrição do que foi discutido, do que foi definido, quem participou, assuntos pendentes e data da próxima reunião são itens ideais para constar em uma ata de uma reunião, e claro, com a assinatura e concordância de todos os participantes.
É uma ação que eu aplico há muitos anos na rotina da Auto Mecânica Scopino, todos os dias, das 8 às 8:05 horas da manhã, todo o time produtivo da oficina está reunida na pátio de trabalho. Qual o motivo? É o momento da RRD, reunião relâmpago diária, uma reunião rápida, sem atas, todos em pé, com a equipe de produção da oficina, para em 5 minutos, no máximo 7 minutos, um bate-papo, entre o gestor ou o chefe da oficina, para organizar a rotina diária da empresa. Nesta reunião trago assuntos do dia anterior, como um elogio de um Cliente, e puxada na orelha como um erro simples, e com a agenda de pátio é feita uma distribuição dos serviços diários de acordo com a facilidade e eficiência de cada colaborador, pois sabemos que um pode ser melhor em uma revisão rápida, outro colaborador em uma falha eletrônica, outro em uma revisão mais bruta. Assim, com uma reunião de 5 minutos, teremos uma rotina diária melhor distribuída, com foco na produtividade e eficiência!
CONCLUSÃO
Em escritórios, escolas, sindicatos e grandes empresas a palavra REUNIÃO é muito requisitada, e isso torna seu real significado algo chato, pouco produtivo, mas o que devemos é ter foco, fazer de uma reunião algo legal e que faça a diferença com todo o seu time de profissionais. Passamos mais horas juntos na rotina diária da oficina do que em casa com nossos familiares. E a distribuição dos serviços diários visa a uma produtividade maior, mais horas vendidas em serviços, mais peças vendidas que realmente precisam ser substituídas, e um ticket médio cada vez mais alto. Isso eu aplico e comprovo na minha oficina que completa neste mês de março 49 anos de existência!
Mas não se esqueçam, que além de ser mecânico, tem que ser gestor.
Faça a gestão da sua empresa, ela é muito importante e vital para a vida empresarial!