Visito uma média de duas a três oficinas por semana e sempre me deparo com a mesma situação. Pouquíssimas oficinas conseguem ter nas mãos informações gerenciais que auxiliem sua gestão diária.
Mais do que isso, poucas são as que usam um sistema de gestão para extrair dele informações estratégicas que possibilitem avaliar qual o rumo que a empresa está tomando e para onde ela vai estar caminhando nos próximos meses. Muitos usam um sistema de gestão não como ferramenta de gestão e sim como ferramenta de cadastro e orçamentação.
Como calcular: Produtividade e Custo/Hora de funcionário
Pensando nesta linha, vamos trocar algumas experiências para mostrar, de uma forma mais simples, como podemos visualizar o quanto custa nossos funcionários, se estamos sendo produtivos e o que isto representa em nosso trabalho diário.
Primeiro passo
É quando precisamos ter a definição de parâmetros e conceitos. É importante estabelecermos alguns padrões para facilitar a comparação dos números abaixo com a sua oficina. Use-os como referência, pois sabemos que estes padrões mudam de região para região, mas que no geral, nos dará um referencial de comparação.
A – Tipo de oficina:
- Funilaria e pintura.
B – Quantidade de passagens mês:
- 100 carros (entende-se por passagem, carros que efetivamente ficaram prontos e saíram da oficina no período de 01 a 31 de cada mês)
C – Quantidade de funcionários:
- Vamos estabelecer um número padrão de 23 funcionários. Desses, 15 são produtivos, sendo 2 para montagem e desmontagem (envolve elétrica), 3 para funilaria, 5 para preparação, 1 para pintura, 3 para acabamento, 1 para mecânica, 1 que é chefe de pátio ou motorista.
Na preparação, um dos cinco produtivos deve estar capacitado para substituir o pintor em sua ausência. Neste planejamento, o mesmo funcionário executa o primeiro lixamento, o segundo faz o isolamento. Para deixar um em cada estágio, precisaríamos de mais um, o que na maioria das oficinas não acontece.
Algumas oficinas não possuem um funcionário que exerça a função de chefe de pátio. Neste caso, quem executa esta função é o proprietário. Na maioria das vezes, nestes casos, encontro um ajudante direto que faz manobras dentro da oficina ou monitora o pátio quando o proprietário não está.
Os outros 7 funcionários desempenham funções administrativas: sendo 2 como consultores e orçamentista, 1 recepcionista, 1 telefonista, 1 para o almoxarifado e 2 para a área administrativa e financeiro, e também para o departamento pessoal.
Observação: o recepcionista, além de receber os clientes, preenche o cabeçalho do check-list e realiza este check-list na ausência do consultor.
D – Tempo disponível (somente dos produtivos)
- - Horas trabalhadas por dia (por funcionário): 8.5 horas
- - Dias trabalhados por mês (em média): 21 dias
- - Número de produtivos (conforme letra C): 16 funcionários produtivos
- - Horas produtivas disponíveis: 2.856 horas / mês
Horas produtivas disponíveis é o resultado da multiplicação de cada item. Assim podemos visualizar que nossa empresa não pode vender horas sem ter como referência o número acima. É ela que vai nos dizer como anda a produtividade de nossa empresa e quanto custa para nós cada funcionário.
Segundo passo
Montar planilha baseando-se sempre em um mês (sempre partindo do princípio que não estamos usando um sistema de gestão).
A – Salário
Colocar os salários (bruto) dos funcionários separados por setor (incluir comissão)
B – Custos
- Colocar os custos diretos de cada um (alguns exemplos abaixo). Separe por setor e discrimine o máximo que puder:
- Vale transporte: Separe por funcionário o custo mensal do vale, lembre-se de tirar do cálculo o valor de 6% que você retém na folha de pagamento.
- EPI: Ver quanto custa cada item, pegar a durabilidade de cada produto, definir quais itens de EPI cada funcionário usa.
- Uniforme: Se ele não é subsidiado pelo fornecedor de tinta, pegue o valor pago pelos uniformes, divida pela quantidade de funcionários e pela quantidade de meses (em média) que eles duram.
- Plano de saúde: Somente inclua a parte paga pela empresa, quando houver.
- Encargos: Não gaste seu tempo calculando, peça esta informação para a sua contabilidade.
Terceiro passo
Agora que já definimos alguns conceitos e parâmetros e estamos pensando na mesma direção, podemos calcular quanto custa cada funcionário para nossa oficina.
- Produtividade: Falando sobre tempo disponível (o item D do primeiro passo):
- Some as horas “vendidas” em sua empresa (total de horas vendidas nos orçamentos)
- Compare as horas vendidas com as horas disponíveis (aqui você vai conseguir verificar como está a relação de horas disponíveis com horas vendidas). Divida as horas vendidas pelas disponíveis e multiplique por 100. Você encontrará um referencial mínimo de produtividade (ou não, se sua empresa estiver vendendo mal os orçamentos). Quando começar a medir as horas trabalhadas (isso somente poderá ser feito através de um sistema de gestão), sua empresa poderá ter um terceiro número e, com ele, analisar o índice de produtividade da sua empresa. Lembre-se que quanto mais produtiva, menor o custo / hora de seus funcionários.
- Custo hora: Aqui a relação é entre o salário e custos (itens A e B do segundo passo)
Para calcular o valor do custo/hora de um funcionário, some os itens A e B correspondentes a ele e divida o resultado por 220 (pensando que um mês tem cinco semanas, e cada semana, uma carga de 44 horas por funcionário).
Lembre-se que, mesmo não trabalhando nos fins de semana, nossos funcionários recebem pelos dias. Por isso, o cálculo é feito em todos os dias do mês e não somente nos dias úteis.
Já para calcular o custo/hora de todos os funcionários da empresa, some todos os resultados dos itens A e B do segundo passo e refaça a conta, lembrando que o número de 220 é para cada funcionário. No nosso exemplo, multiplicamos por 23 (número que estabelecemos para produtivos e administrativos).
Sem gestão, não há solução!
Pode parecer complicado, mas não é. Nos próximos meses vamos continuar a falar sobre este assunto, sempre utilizando como exemplo o modelo de oficina e os parâmetros definidos no primeiro passo.
Não importa o tamanho de sua oficina. Importa se você tem ou não o controle sobre ela. Este é o primeiro passo. Obrigue-se a fazer este exercício.